Bid-Management og udbud

Udbud

Hvordan gennemfører I en udbudsproces som ofte er meget omfattende og langvarig. Hvordan sikrer I overholdelse af udbudsreglerne? Hvordan finder I den optimale løsning, som dækker forretningsbehov? Sidst men ikke mindst hvordan sikres at forretningen får det ønskede udbytte?

Mange virksomheder opnår ikke altid de mål og fordele, man har ønsket ved indkøb af f. eks. it og relaterede ydelser. Problemerne viser sig i form af dyre anskaffelser, dårlig kvalitet af produkter og ydelser, manglende forståelse for virksomhedens behov, manglende fleksibilitet i leverancerne og dårligt samarbejde med leverandøren.

Udbudsgennemførelse er blevet en kompliceret opgave som kræver viden og praktiske erfaringer.

Vi hjælper med:

  • Afklaring af forretningsmæssige behov og krav
  • Udarbejdelse af "as is/to be" analyse
  • Fastlæggelse af udbudsstrategi
  • Gennemførelse af prækvalifikation
  • Udarbejdelse af kravspecifikation og udbudsmateriale
  • Udarbejdelse af kontrakt eller rammeaftale
  • Udarbejdelse af udbudsbekendtgørelse og håndtering af materiale udsendelse
  • Gennemførelse af udbud
    •  Konditionsmæssighed
    •  Evaluering af indkomne tilbud
    •  Underretning om tildelingsbeslutning
    •  Projektledelse på udbudsprocessen

BID-Management

En stigende andel af virksomhedernes afsætning baserer sig på udbud. Ved handel med det offentlige er udbudsgrænsen så lav at det i praksis er al handel.

Dertil kommer at virksomhederne skal håndtere flere og flere formelle og komplekse udbudskrav og krav om at være medansvarlig. Dette betydet et stærkt stigende ressourse forbrug.

Fordi de formelle krav stiger og andelen af afsætninger via udbud stiger, skal virksomhederne opbygning effektive udbudsprocesser som forbedre kvaliteten ved udbudsbesvarelse og reducerer ressource anvendelsen. Et områder er optimering af standard dokumenter – salgs betingelser, kontrakt, referencer, økonomisk formåen men der er mange andre forbedringsmuligheder. I forbindelse udbud hjælper vi med:

A: Gennemføre bud:

  • BID-team bemanding
  • Besvare prækvalifikation
  • Besvare udbud på rammeaftale eller udbud/miniudbud
  • Varetage BID-Management ledelse
  • Sikre overholdelse af konditionsmæssige formkrav
  • Contract Management
    • Udarbejde risiko ”landskab” for udbuddets krav, SLA m.v.
    • Juridisk vurdering af kontrakt og rammeaftale
  • Konkurrent vurdering
  • Pris- og rabatstrategi
  • Afklare og formuler spørgsmål til udbudsmaterialet
  • Projekt- og tidsplan, Signoff gennemførelse
  • Review af udbudsbesvarelse

B. Opbygning og implementering af BID-processer

  • Udbudsovervågning
  • Udarbejde og implementerer BID-processer
  • Standard beskrivelser til anvendelse ved besvarelse af udbud (f. eks. kvalitetsbeskrivelse, projekledelsesmodel, cv, overbik over certifiseringer)

Få mere viden

Vi vil gerne give dig input til hvordan du som offentlig virksomhed håndtering en udbudsproces eller som leverandør gennemfører cost effektive BIDprocesser.

Så kan du afgøre om der er basis for et samarbejde eller I selv kan og vil styre forløbet.